Пятница, 26.04.2024, 04:27 Приветствую Вас Гость |
Business-Soft |
Главная | Microsoft Office Access 2007 | Регистрация | Вход | RSS |
|
Microsoft Office Access 2007Office Access 2007 позволяет быстро начать работу со встроенными базами данных, чтобы внести в них изменения и адаптировать эти базы к меняющимся деловым потребностям пользователя. Пользователь может собирать данные с помощью форм электронной почты или импортировать данные из внешних приложений. Реализована возможность создания и редактирования подробных отчетов, содержащих отсортированные, отфильтрованные и сгруппированные данные, которые позволяют принимать более обоснованные решения. Совместный доступ к данным обеспечивается путем перемещения файлов Office Access 2007 на веб-узел Microsoft Windows SharePoint Services, где можно проверять журнал исправлений, восстанавливать удаленные данные, настраивать разрешения доступа к данным и периодически выполнять резервное копирование. Office Access 2007 содержит библиотеку встроенных баз данных, облегчающую начало работы.
ВозможностиБыстрое начало отслеживания данныхОриентированные на достижение результата возможности Office Access 2007 позволяют немедленно приступить к работе.
Office Access 2007 имеет обновленный пользовательский интерфейс Office Fluent и обеспечивает тесную связь с контактами Outlook.
Office Access 2007 облегчает фильтрацию данных, помогая получить понятные сведения по деловым задачам.
Редактирование форм в Office Access 2007 в режиме
интерактивного конструктора является неотъемлемой составляющей
возможностей WYSIWIG.
Создание понятных отчетовOffice Access 2007 обеспечивает объединение больших объемов информации в понятные отчеты, которые позволяют принимать обоснованные решения.
Возможность изменения отчетов в Office Access 2007
позволяет с легкостью группировать и изменять их в интерактивном режиме
конструирования.
Обмен данными с другими пользователямиOffice Access 2007, обладающий повышенной степенью безопасности и гибкими функциональными возможностями, позволит легко собрать информацию и сделать ее доступной для других.
Сбор сведений от других пользователей по
электронной почте с помощью форм InfoPath (или HTML), созданных
автоматически в Office Access 2007.
1 Сохранение в виде файла PDF или XPS в программе системы Microsoft Office 2007 возможно только после установки соответствующей надстройки. Перемещение приложения Office Access 2007 в Windows SharePoint Services предоставляет доступ к этим данным в обозревателе.
Управление конфиденциальными сведениями и их проверкаOffice Access 2007 облегчает процесс управления информацией пользователя, обеспечивая высокую прозрачность данных в рабочей среде.
Новая функция, реализованная в Office Access 2007,
позволяет отслеживать записи и просматривать авторов создания,
редактирования и удаления записей.
Новое в версииБыстрые способы начала работыOffice Access 2007 предоставляет шаблоны, с помощью которых можно легко создавать базы данных, таблицы и поля. Кроме того, добавлены новые режимы и средства разработки, помогающие создавать новые объекты базы данных и работать с данными. Шаблоны баз данных для построения законченных приложений Office Access 2007 включает набор профессионально оформленных шаблонов баз данных для отслеживания сведений о контактах, задачах, событиях, учащихся, основных средствах и прочих типов данных. Их можно использовать сразу же или же изменить и настроить для учета данных именно так, как требуется пользователю. Используйте страницу Приступая к работе с Microsoft Office Access, которая отображается каждый раз при запуске Office Access 2007, и приступайте к созданию базы данных, открыв один из шаблонов. Каждый шаблон - это готовое приложение для учета данных, которое содержит разработанные таблицы, формы, отчеты, запросы, макросы и связи. Шаблоны построены таким образом, что их сразу же можно использовать на практике. Если шаблон уже соответствует поставленным задачам, воспользуйтесь им. Если нет, можно взять его за основу и начать создавать базу данных, которая удовлетворяет конкретным требованиям. Помимо шаблонов, включенных в Office Access 2007, можно использовать дополнительные шаблоны, загрузив их с веб-узла Microsoft Office Online. Шаблоны полей и таблиц Тратите много времени на создание полей? Воспользуйтесь новыми шаблонами полей, которые содержат готовые поля с заданными именем, типом данных, длиной и свойствами. Нужные поля можно перетаскивать в таблицу непосредственно из области Шаблоны полей. Шаблоны полей основаны на XSD-файлах (XML Schema Definition), что позволяет устанавливать стандартные определения для совместного использования в отделе или рабочей группе. Кроме того, Office Access 2007 содержит шаблоны таблиц для тех таблиц, которые обычно используются в базах данных. Например, можно использовать шаблон таблицы "Контакты", чтобы добавить соответствующую таблицу в базу данных. Таблица уже содержит типичные поля, такие как "Фамилия", "Имя" и "Адрес". Свойства полей уже заданы, поэтому таблицу можно использовать немедленно. Доступны также шаблоны других таблиц - "Задачи", "Вопросы", "События" и "Основные средства", - которые включают специальные поля, предназначенные для определенного типа данных, которые необходимо хранить и отслеживать. Улучшенный режим таблицы Создавать таблицы стало проще - просто щелкните Таблица на вкладке Создание и начинайте вводить данные. Office Access 2007 автоматически определяет оптимальный тип данных для каждого поля, поэтому на его выбор не нужно тратить время. Благодаря новому столбцу Добавить поле сразу видно, где можно добавить новое поле, а если нужно изменить тип данных или формат отображения нового или существующего поля, то это легко сделать с помощью команд, расположенных на ленте, которая является частью интерфейса пользователя Microsoft Office Fluent. В новую таблицу можно также вставлять данные из таблиц Microsoft Office Excel, причем Office Access 2007 автоматически создает все поля и распознает типы данных. Столбец Добавить поле
Предположим, в таблицу нужно добавить существующее поле из другой таблицы. Просто перетащите это поле из области Список полей в таблицу. Access автоматически создает все необходимые связи или отображает подсказки сделать это вручную. Новый режим макета помогает ускорить разработку форм и отчетов Используйте режим макета для внесения изменений в макет в процессе просмотра данных в форме или отчете. Например, можно добавить поле в бланк запроса, перетащив поле из области Список полей, или можно изменить свойства, используя окно свойств. Режим макета поддерживает новые многоуровневые и табличные макеты - группы элементов управления, которые можно перемещать и размер которых можно изменять как одно целое, что позволяет легко менять расположение полей, столбцов, строк или целых макетов. Также в режиме макета можно легко удалить поле или добавить форматирование. Режим конструктора по-прежнему доступен для более тонкой работы, он также был усовершенствован и теперь поддерживает многоуровневые и табличные макеты. Ориентированный на результат интерфейс пользователяНовый ориентированный на результат интерфейс пользователя - Пользовательский интерфейс Microsoft Office Fluent - облегчает работу в Office Access 2007. Раньше команды и функции часто были спрятаны в сложных меню и на панелях инструментов, а теперь их можно легко найти на ориентированных на задачу вкладках, которые содержат логические группы команд и функций. Многие диалоговые окна заменены коллекциями, которые показывают доступные параметры, а всплывающие подсказки с описаниями и возможности предварительного просмотра образцов помогают пользователю сделать правильный выбор. Не имеет значения, какая задача выполняется в новом интерфейсе пользователя - создание отчета или ввод данных - в Access будут представлены именно те инструменты, которые необходимы для успешного завершения этой задачи. Пользовательский интерфейс Microsoft Office Fluent Новый интерфейс пользователя Пользовательский интерфейс Office Fluent включает стандартную область, называемую лентой, в которой содержатся группы команд, организованные по выполняемым функциям. Лента заменила уровни меню и панели инструментов, которые присутствовали в прежних версиях Access. Лента Office Fluent позволяет быстрее найти группы связанных команд. Например, если требуется создать форму или отчет, используйте одну из команд на вкладке Создание. Новый дизайн упрощает поиск необходимых команд и позволяет открыть для себя новые функциональные возможности, которые в предыдущих версиях не привлекали внимания пользователя. Команды расположены "ближе к поверхности", т. е. пользователю не нужно искать их в меню или запоминать их местонахождение. Основные функции, входящие в Пользовательский интерфейс Office Fluent, включают:
Страница "Приступая к работе с Microsoft Office Access". Эта страница обеспечивает быстрый доступ к библиотеке профессионально оформленных шаблонов баз данных и к недавно отрывавшимся шаблонам, а также содержит ссылки на статьи на веб-узле Office Online (при наличии подключения к Интернету). Область переходов. Эта область содержит списки и обеспечивает легкий доступ ко всем объектам в базе данных, открытой в текущий момент. Область переходов используется для упорядочения объектов по типу, дате создания, дате изменения, связанной таблице (на основе зависимостей объектов), а также в группах, созданных пользователем. Требуется больше свободного места для работы над макетом формы? Область переходов можно легко свернуть, чтобы она занимала совсем мало места, но по-прежнему оставалась доступной. Область переходов заменила окно базы данных, которое использовалось в версиях Access, предшествующих Access 2007. Вкладки объектов. Таблицы, запросы, формы, отчеты и макросы отображаются в виде вкладок объектов в окне Access. Щелкая вкладки объектов, пользователи могут легко выполнять переключение между различными объектами. Строка состояния. Полоса в нижней части окна, отображающая сведения о состоянии и содержащая кнопки, с помощью которых можно переключать представления. Мини-панель инструментов. Полупрозрачный элемент в виде панели инструментов, который появляется над выделенным текстом и позволяет быстро применить к нему форматирование, например полужирное или курсивное начертание, или изменить шрифт. Окно справки. В отличие от предыдущих версий Access, Office Access 2007 предлагает простой доступ к справке по Access и к справочнику разработчика из одного и того же окна справки. Можно легко изменить область поиска, ограничившись, например, только содержимым справочника разработчика. Независимо от настроек, заданных в окне справки, все материалы справки по Access и справочника разработчика всегда доступны на веб-узле Office Online. Более эффективные средства создания объектовOffice Access 2007 предоставляет интуитивно понятную среду для создания форм и отчетов. Пользователи могут быстро создавать формы и отчеты, в которых отображаются отсортированные, отфильтрованные и сгруппированные данные. Вкладка "Создание" Вкладка Создание используется, чтобы быстро создавать новые формы, отчеты, таблицы, списки Службы Microsoft Windows SharePoint Services, запросы, макросы и модули. Если пользователь выбрал таблицы или запрос в области переходов, можно на основе этого объекта одним щелчком мыши создать новую форму или отчет, использовав команду Форма или Отчет. Новые формы и отчеты, созданные в ходе этой процедуры, визуально более привлекательны и готовы к немедленному использованию, поскольку их дизайн был усовершенствован. Автоматически созданные формы и отчеты имеют профессиональный дизайн с верхними колонтитулами, включающими логотип, заглавие. А автоматически созданный отчет содержит сведения о дате и времени, а также нижние колонтитулы и строки итогов. Использование новых средств быстрого создания объектов позволит добиться лучших результатов с наименьшими усилиями. Новые режимы: режим отчета и режим макетаДва новых режима позволяют интерактивно работать с формами и отчетами. Используя режим отчета, пользователь может просматривать точное представление отчета, не распечатывая сам отчет и не отображая его в окне просмотра. Чтобы отобрать определенные записи, можно использовать фильтр или с помощью операции поиска найти текст, совпадающий с заданными критериями. С помощью команды Копировать можно скопировать текст в буфер обмена, а щелкнув активные гиперссылки, отображаемые в отчете, можно перейти на страницу в обозревателе. Режим отчета добавляет возможность просматривать результаты, а режим макета позволяет изменять структуру, одновременно просматривая результаты. В режиме макета можно внести большинство изменений, обычно вносимых в конструкторе, и при этом просматривать данные в форме или отчете. Например, можно добавить поле, перетащив имя поля из новой области Список полей, или изменить свойства, используя окно свойств. Режим макета поддерживает новые макеты в столбик и ленточные макеты - группы элементов управления, с которыми можно работать, как с единым целым: можно легко перераспределять поля, столбцы и строки или макеты целиком. В режиме макета также можно легко удалять поля или применять форматирование. Режим конструктора по-прежнему доступен для выполнения более тонкой работы; он также был усовершенствован и теперь поддерживает макеты. Эффективные средства сортировки и группировки в отчетах В Office Access 2007 реализованы новые, улучшенные и более доступные средства группировки и сортировки в отчетах и добавления итогов. Новый интерфейс пользователя более понятен, в нем проще ориентироваться, а в новом режиме макета результаты изменений видны сразу. Предположим, в отчете нужно отразить итоговые продажи по регионам. Воспользуйтесь режимом макета и новой областью Группировка, сортировка и итоги, чтобы добавить уровень группы и запросить итог, - и вы увидите, как отчет изменяется! С помощью новой строки итогов можно легко вычислить сумму, среднее значение, количество записей, максимальное или минимальное значение и добавить их в верхний или нижний колонтитулы отчета. Для вычисления простых итогов теперь не нужно создавать вручную вычисляемое поле. Просто наведите указатель мыши и щелкните кнопкой. Новые макеты элементов управления помогают придать формам и отчетам соответствующий вид Формы и отчеты зачастую содержат информацию в табличном виде, например столбец, содержащий фамилии заказчиков, или строку, содержащую все поля для одного заказчика. С помощью Office Access 2007 можно группировать такие элементы управления в макет, с которым легко работать, как с единым элементом, включая подпись. Поскольку можно выбирать элементы управления из различных разделов, например подпись из раздела заголовка или примечания, это дает значительную свободу действий. Можно легко выполнять следующие действия:
Макеты сохраняются вместе со структурой, поэтому остаются доступными. Новые разделенные формы для быстрого просмотра данныхНовый тип формы - разделенная форма - сочетает в себе режимы таблицы и формы. Для нее можно задать свойство, определяющее нужное расположение таблицы: вверху, внизу, слева или справа. Внедренные макросы в формах и отчетах Используйте новые безопасные внедренные макросы, чтобы не писать коды. Внедренный макрос хранится в свойстве и является частью объекта, которому он принадлежит. Пользователи могут изменять внедренный макрос и при этом им не нужно беспокоиться о других элементах управления, которые используют этот макрос, поскольку каждый внедренный макрос является независимым. Внедренные макросы являются безопасными макросами, поскольку они автоматически защищены от выполнения определенных потенциально небезопасных операций. Новые типы данных и элементы управленияOffice Access 2007 содержит новые, усовершенствованные типы данных и элементы управления, которые позволяют хранить дополнительные типы данных, которые теперь стало легче вводить. Многозначные поля для сложных данных Можно создать поле, содержащее несколько значений, также называемых сложными данными. Предположим, что вам нужно назначить задачу одному из сотрудников или подрядчиков, но вы хотели бы назначить эту задачу нескольким людям. В большинстве систем управления базами данных и в ранних версиях Access в таком случае нужно было бы создать связь типа "многие-ко-многим", чтобы избежать ошибок. В Office Access 2007 самая сложная часть работы делается автоматически, когда выбирается поле для ввода нескольких значений. Многозначные поля особенно удобны при использовании Office Access 2007 для работы со списком SharePoint, который содержит один из типов многозначных полей, используемых в Службы Windows SharePoint Services. Приложение Office Access 2007 совместимо с этими типами данных. Поля вложений для файлов Новый тип данных "Вложение" позволяет хранить все типы документов и двоичные файлы в базе данных, при этом не происходит ненужного увеличения размера базы данных. Office Access 2007 автоматически выполняет сжатие вложений, когда это возможно, чтобы оставить как можно больше свободного пространства. Нужно вложить документ Microsoft Office Word 2007 в запись или сохранить в базе данных несколько цифровых фотографий? Использование вложений значительно облегчает выполнение таких задач. Можно даже добавлять несколько вложений к одной записи. Поля МЕМО теперь хранят форматированный текст и поддерживают журнал исправлений Теперь в Office Access 2007 поддерживается форматированный текст, который можно использовать в записях наряду с обычным текстом. Текст можно форматировать с помощью различных параметров (таких как полужирное и курсивное начертание, а также применять различные шрифты, цвета и другие обычные параметры форматирования) и хранить в базе данных. Форматированный текст хранится в поле МЕМО в формате на основе HTML, который совместим с типом данных "Форматированный текст" в Службы Windows SharePoint Services. Задайте для свойства TextFormat значение либо RichText, либо PlainText, и данные в текстовых полях и в режиме таблицы будут отформатированы должным образом. Поля МЕМО удобно использовать для хранения больших объемов данных. С помощью Office Access 2007 можно задать свойство Только добавление, чтобы сохранить в поле МЕМО записи обо всех изменениях. Затем можно просмотреть журнал этих изменений. Эта функция также поддерживает функцию отслеживания в Службы Windows SharePoint Services. Таким образом, можно также использовать Access для просмотра журнала содержимого списка SharePoint. Календарь для элементов управления "Выбор даты" Поля и элементы управления, которые используют тип данных "Дата/время", автоматически приобретают новую функцию: поддержку встроенного интерактивного календаря для выбора даты. Кнопка календаря автоматически появляется с правой стороны от даты. Хотите знать, на какое число приходится будущая пятница? Нажмите кнопку, чтобы отобразился календарь, и найдите и выберите нужную дату. Можно отключить календарь для поля или элемента управления, используя свойство. Улучшенные средства конструирования и анализаНовые средства в Office Access 2007 помогают более быстро создавать объекты базы данных и упрощают выполнение анализа данных. Усовершенствованная область Список полей Новая область Список полей используется шире по сравнению с возможностью выбора полей в более ранних версиях Access, поскольку включает поля из других таблиц. Можно перетаскивать поля из таблицы в источнике записей, из связанных таблиц или из несвязанных таблиц в базе данных. Приложение Office Access 2007 подготовлено для создания необходимой инфраструктуры, поэтому в тех случаях, когда требуется связь между таблицами, эта связь создается автоматически или в нужный момент на экран выводятся подсказки, предлагающие задать связь вручную. Улучшенные средства сортировки и фильтры Предположим, что нужно быстро найти подходящее значение или отсортировать столбец данных. Новая функция автофильтра в Office Access 2007 дополняет уже имевшиеся возможности применения фильтров и позволяет пользователям быстро отбирать необходимые данные. Можно легко выбрать нужное значение из столбца с уникальными значениями. Это удобно, например, в ситуациях, когда нужно вспомнить фамилию сотрудника. Также можно отсортировать значения с помощью понятных команд контекстного меню, например "Сортировка от старых к новым" или "Сортировка от минимального к максимальному". Наиболее часто употребляемые фильтры уже перечислены в готовом виде в командах меню, также можно использовать экспресс-фильтры для ограничения информации на основе вводимых данных. Параметры экспресс-фильтров автоматически меняются в зависимости от типа данных, предоставляя пользователю возможность выбора приемлемых вариантов для дат, текстовых и числовых данных. Эти новые возможности сортировки и использования фильтров предназначены объединить опыт пользователей, работающих с Office Access 2007 и Microsoft Office Excel 2007. Итоги и другие цвета фона в таблицах В режиме таблицы теперь появилась новая возможность - строка итогов, в которой можно отображать сумму, количество записей, среднее, максимальное и минимальное значения, стандартное отклонение и дисперсию. После добавления строки итогов можно подвести указатель |
|
Copyright MyCorp © 2024 |
Используются технологии uCoz |